Microsoft teams

Introductie

VoIPGRID biedt een integratie aan voor Microsoft Teams gebruikers om het Microsoft 365 telefoonsysteem te verbinden met het openbare telefoonnetwerk. MS Teams gebruikers kunnen bellen met hun gebruikelijke vaste nummer middels de bewezen telefonie functionaliteiten van VoIPGRID en Microsoft Teams. VoIPGRID partners kunnen nu idealiter inspelen op nog meer klantwensen op het gebied van communicatie en samenwerking.

Met de integratie hebben MS Teams gebruikers een oplossing waarmee de communicatiewereld van Microsoft 365 kan worden aangesloten op de telefooncentrale. Bedrijven die de samenwerkingstool Microsoft Teams al gebruiken voor hun interne communicatie, kunnen deze nu ook gebruiken voor hun externe communicatie én kunnen de Microsoft telefonie features verrijken met die van het VoIPGRID telefonie platform. Tegelijkertijd kunnen gebruikers of toestellen, welke reeds gebruiken maken van het VoIPGRID platform en geen MS Teams functionaliteiten nodig hebben, blijven bestaan. Welkom in de hybride wereld!

Uitgebreide functies, flexibel, snel en goedkoop vanuit de cloud

Voor de integratie werkt VoIPGRID samen met de samenwerkingspartner Callto365. Bij het aansluiten van MS Teams op het openbare telefoonnetwerk wordt een door Microsoft gecertificeerde Session Border Controller (SBC) gebruikt, die middels de inzet van Callto365 is geïntegreerd in het VoIPGRID platform aan de netwerk zijde. Deze SBC is flexibel schaalbaar en wordt snel, eenvoudig en voordelig vanuit de cloud aangeboden door Callto365.

De nieuwe integratie voor MS Teams is te combineren met de Hosted Telefonie diensten van VoIPGRID en/of de SIP trunks van VoIPGRID. Hierdoor kunnen gebruikers voor elke klant flexibel beslissen welke infrastructuur gebruikt moet worden om te bellen. Alle toestellen maken gebruik van het gebruikelijke, uitgebreide nummerblok, dat naar wens van de klant kan worden verdeeld over de MS Teams gebruikers en het bestaande VoIPGRID telefoonsysteem. Naast de integratie in het nummerblok profiteren MS Teams-gebruikers van tal van andere voordelen van het VoIPGRID telefonie platform, zoals openingstijden, meldingen, wachtrijen, fax integratie, spraak conferentieruimtes of CRM integraties.

Met de MS Teams integratie stellen we onze partners en klanten in staat het beste van VoIPGRID en MS Teams te combineren. Zo kunnen onze partners aan nog meer klantwensen voldoen, klanten een nog betere telefonie ervaring aanbieden en wellicht een nieuwe klanten doelgroep aanboren.

Voors en tegens van MS Teams integreren in de VoIPGRID telefonie omgeving

Voordelen

1. Mobiliteit - Toegang tot uw telefoonsysteem vanaf elke locatie op elk apparaat middels de MS Teams client software, u heeft alleen een internetverbinding nodig.
2. Lagere eenmalige aanschafkosten dan het gemiddelde - Er hoeft geen aanvullende hardware, zoals vaste VoIP-toestellen aangeschaft te worden. De inzet van de MS Teams client software is voldoende.
3. Naadloze integratie met de communicatie- en samenwerkingstools die u al dagelijks gebruikt - Stap over van een instant messaging-chat naar een spraakoproep naar een videoconferentie met volledige geschiedenis en continuïteit, en eenvoudig beheer en controle op het scherm.
4. Cloudgebaseerd gemak - Geen telefoonsysteem om te beheren, geen verbinding met een fysieke site of kantoor of locatie.
5. Geen aanvullende software om te beheren of te licenciëren - De benodigde licenties zijn een add-on op uw bestaande Microsoft 365 & VoIPGRID abonnement.
6. Flexibele randapparatuur - Gebruik vrijwel elke headset, camera, microfoon en luidsprekerset die u maar wilt, of u kunt telefoontafelsets gebruiken die compatibel zijn met Microsoft Teams en net zo functioneren als een gewone, hoogwaardige bureautelefoon.
   

Nadelen

1. Kwaliteit is afhankelijk van internetverbinding - Net als bij alle VoIP-telefonie oplossingen is uw gesprekskwaliteit afhankelijk van uw internetverbinding. Als u ergens probeert te werken met een slechte internetverbinding, heeft u waarschijnlijk onvoldoende service.
2. Gebouwd voor algemeen gebruik - De Microsoft Teams client is qua telefonie functionaliteiten eenvoudig van aard, in vergelijking tot een VoIP toestel. Extern bellen met de Microsoft Teams client is mogelijk niet de juiste oplossing als uw bedrijf specifieke of complexe telefoonbehoeften heeft.

Microsoft Licentiestructuur

Om extern te kunnen bellen in de MS Teams omgeving is een aanvullende licentie noodzakelijk van Microsoft.
Om de belfunctionaliteit (dialpad) te activeren in de MS Teams omgeving dient een gebruiker een Teams Phone Standard licentie te hebben. Afhankelijk van de huidige licentiestructuur welke de klant heeft, is het mogelijk om de Phone System licentie als add-on te bestellen, of is het bestellen van de Business Voice of Teams Phone (per 1-1-2022) licentie noodzakelijk. De Business Voice licentie is een soort pakket, waarin o.a. Phone System & Audio Conferencing zit.

De Microsoft 365 Business Voice of Teams Phone licentie is geschikt voor bedrijven met minder dan 300 medewerkers.
Soms is het mogelijk om slim om te gaan met het afnemen van Microsoft licenties. Vraag naar de mogelijkheden hierin bij je Microsoft licentie leverancier.

Scenario's

Middels de integratie tussen VoIPGRID en MS Teams ontstaan twee scenario’s.

Scenario 1

Scenario 1 is een hybride variant. Zowel VoIPGRID users als MS Teams users kunnen in 1 telefonie omgeving gebruikt worden. Denk aan bijvoorbeeld een bedrijf, waarbij de kantoormedewerkers met MS Teams werken (en bellen) en de magazijnmedewerkers een DECT handset gebruiken om te bellen. In dit scenario is de MS Teams client een eindbestemming van de kantoormedewerkers (een softphone). Ook kunnen aanvullende functionaliteiten van het VoIPGRID platform, zoals bv. een keuzemenu met wachtrij, gebruikt blijven worden. MS Teams gebruikers en VoIPGRID gebruikers kunnen onderdeel zijn van een belgroep. Scenario 1 zal het meeste voorkomen.

Bouwstenen scenario 1

• VoIPGRID VoIP-account per MS Teams gebruiker (vaak al actief in een bestaand device)
• VoIPGRID telefoonnummer (vaak al actief)
• VoIPGRID aanvullende functionaliteiten (modules) (vaak al actief)
• Microsoft licenties welke de dial-pad zichtbaar maken in de MS Teams omgeving
• MS Teams connector (Callto365 PBX-versie) licentie per gebruiker.

Scenario 2

Scenario 2 is een variant waarbij de telefonie functionaliteiten volledig vanuit MS Teams gaan komen. Deze MS Teams telefonie functionaliteiten zijn vandaag de dag nog erg summier. Hierdoor zal dit scenario ook niet vaak voorkomen. Alle telefonie gebruikers maken gebruik van de MS Teams oplossing. Denk bijvoorbeeld aan een kantoor organisatie, waarbij iedereen de beschikking heeft over een pc/laptop en/of GSM. In dit scenario wordt VoIPGRID alleen gebruikt om de externe communicatie met het openbare telefonie netwerk tot stand te brengen. De beperkte telefonie functionaliteiten vanuit MS Teams kunnen eventueel middels de VoIPGRID modules aangevuld worden.

Bouwstenen scenario 2

• VoIPGRID SIP trunk
• VoIPGRID telefoonnummer (vaak al actief)
• VoIPGRID aanvullende functionaliteiten (modules)
• Microsoft licenties welke de dial-pad zichtbaar maken in de MS Teams omgeving
• MS Teams connector (Callto365 Trunk-versie) licentie per gebruiker.

Schematische opbouw

Afhankelijk van de huidige Microsoft licentie structuur van de klant krijg je dus verschillende opbouwingen van de noodzakelijke elementen. Gezien de eindklanten doelgroep van VoIPGRID zullen de meeste klanten onderstaande schematische opbouw hebben.

MKB-bedrijven < 300 md

Betreft het een Enterprise klant (>300 medewerkers), dan is onderstaande schematisch opbouw van toepassing.

Enterprise E1 / E3 bedrijven > 300 md

Enterprise E5 bedrijven > 300 md

Stappenplan om VoIPGRID te koppelen met Microsoft Teams

Dit stappenplan dient gevolgd te worden voor beide scenario's. In het stappenplan wordt duidelijk aangegeven als stappen specifiek gelden voor een bepaald scenario.

Stap 0: Voorbereiding

Om het stappenplan soepel te doorlopen heb je het volgende nodig:

• Toegang tot de VoIPGRID portal
• Toegang op partnerniveau in de Callto365 portal. Indien je nog geen toegang hebt tot de callto365 portal, check dan stap 1-1.
• Microsoft Beheerdersaccount (Global Admin account) (e-mailadres en wachtwoord) van de eindklant
• Aantal gewenste licenties (MS Teams gebruikers) welke de integratie tussen VoIPGRID en MS Teams wensen. Het aantal licenties geef je aan onder de module Microsoft Teams van de klant.
• Actieve Microsoft licenties, welke extern bellen via MS Teams mogelijk maakt. Om extern te kunnen bellen in de MS Teams omgeving is een aanvullende licentie noodzakelijk van Microsoft. Om de belfunctionaliteit (dialpad) te activeren in de MS Teams omgeving dient een gebruiker een Phone System Standard licentie te hebben. Afhankelijk van de huidige licentiestructuur welke de klant heeft, is het mogelijk om de Phone System licentie als add-on te bestellen, of is het bestellen van de Business Voice of Teams Phone (per 1-1-2022) licentie noodzakelijk. De Business Voice licentie is een soort pakket, waarin o.a. Phone System & Audio Conferencing zit.
• Idealiter, één of twee vrije Office 365 gebruikerslicenties zoals Business Essentials/Premium of E1/E3/E5, voor enkele uren gedurende de initiële installatie.

Stap 1-1: Koppeling accepteren tussen Callto365 portal en Microsoft

Om de koppeling te kunnen configureren tussen VoIPGRID en Microsoft Teams dient de partner toegang te krijgen tot de Callto365 portal. Callto365 is een samenwerkingspartner van VoIPGRID, welke de connector rol heeft geïmplementeerd tussen Microsoft en VoIPGRID.
De partner dient het e-mailadres van zijn Microsoft Beheerdersaccount (Admin Account) te mailen naar contact@voipgrid.nl.
VoIPGRID zal dit doorzetten naar Callto365 en Callto365 zal een beheeromgeving voor de partner aanmaken in de Callto365 portal. Zodra dit gedaan is, ontvangt de partner van VoIPGRID een mail met daarin een acceptatie link, welke de partner kan accepteren. Zodra de acceptatie is afgerond kan de partner de volgende stap zetten.

Stap 1-2: Callto365 licenties aanvragen

Zodra de partneromgeving binnen de Callto365 actief is kunnen klanten aangemaakt worden in de Callto365 portal en kunnen de Callto365 licenties aangevraagd worden voor de klant. Het aanvragen van het aantal gewenste licenties voor de klant kan in VoIPGRID portal middels de module Microsoft Teams integratie bij Beheer.

Zodra je het aantal gewenste licenties hebt aangevraagd, ontvangt de partner van VoIPGRID vanzelf een bericht dat de licenties actief zijn. Dit kan enkele uren duren.

Stap 2-1: VoIP-account aanmaken in VoIPGRID portal

Let op: Deze stap is alleen noodzakelijk om scenario 1 te implementeren.
Klanten met pakket Maatwerk: De partner dient een nieuw VoIP-account aan te maken in de VoIPGRID portal per MS Teams gebruiker. De partner kan er ook voor kiezen om een bestaande VoIP-account (bijvoorbeeld voor de Vialer Webphone) om te zetten naar een VoIP-account welke gebruikt gaat worden voor de MS Teams client.
Klanten met pakket Compleet: Alleen het VoIP-account welke gekoppeld is aan het bureautoestel kan gebruikt/ingesteld worden voor de MS Teams client.

Meer informatie over het aanmaken van een VoIP-account vind je hier: VoIP_account
Alle velden kunnen als standaard ingevuld worden. Selecteer wel bij het veld Uitgaand nummer (Caller ID) het nummer waarmee je wenst uit te bellen met je MS Teams client.

Kopieer het Account ID en het wachtwoord van het zojuist aangemaakt VoIP-account. Deze gegevens heb je namelijk nodig in de Callto365 beheeromgeving.
Let op: In deze fase zal het ‘bolletje’ nog op rood staan, omdat het VoIP-account nog geen registratie heeft gehad.

Stap 2-2: SIP trunk aanmaken in VoIPGRID portal

Let op: Deze stap is alleen noodzakelijk om scenario 2 te implementeren.
De partner dient een nieuwe SIP trunk aan te maken in de VoIPGRID portal. De partner kan er ook voor kiezen om een bestaande SIP-trunk om te zetten naar een SIP trunk welke gebruikt gaat worden voor de MS Teams integratie. Meer informatie over het aanmaken van een SIP trunk vind je hier: VoIP_trunk

Stel bij Geavanceerde instellingen de Caller ID-indeling op Volledig nummer met voorloopnullen.

Kopieer het Account ID en het wachtwoord van het zojuist aangemaakt SIP trunk. Deze gegevens heb je namelijk nodig in de Callto365 beheeromgeving.
Let op: In deze fase zal het ‘bolletje’ nog op rood staan, omdat het SIP trunk nog geen registratie heeft gehad.

Stap 3: Inloggen in de Callto365 portal

Login op de Callto365 portal via https://login.callto365.online/. Voer het e-mailadres van het Microsoft Beheerdersaccount in en klik op Volgende.

Vul daarna het wachtwoord in van het Microsoft Beheerdersaccount en klik op Aanmelden. (de beheerder weet vaak alleen dit wachtwoord)

Tip: Lukt het inloggen in de Callto365 portal niet, dan heeft de partner waarschijnlijk de invite tot acceptatie niet geaccepteerd.

Stap 4: Services instellen in Callto365 portal

Om scenario 1 te implementeren selecteer je rechtsboven Services en daarna op het tabblad PBX om de sip registratie gegevens van VoIPGRID in te vullen. Voer onderstaande gegevens in en druk op Save.

Om scenario 2 te implementeren selecteer je rechtsboven Services en daarna op het tabblad Trunk om de sip registratie gegevens van VoIPGRID in te vullen.
Bij Range start vul je de telefoonnummers van de klant in (enkelzijdige nummer of nummerblokken)
Bij Username en Auth Username vul je het account ID van de SIP trunk in, welke in de VoIPGRID portal staat.
Bij Password vul je het wachtwoord van de SIP trunk in, welke in de VoIPGRID portal staat. Neem verder onderstaande instellingen over en druk op Save.

Stap 5: Sync met MS Teams activeren door de eindklant

De service wijst automatisch eindpunten toe op basis van de locatie van de PBX of de SIP trunk. Met de functie Enable Sync kan de portal de service automatisch configureren en telefoonnummers rechtstreeks in de Microsoft 365-tenant instellen.
Tip: Het instellen van Microsoft 365 werkt het beste als je twee extra Microsoft 365 licenties hebt. Deze reserve licenties zijn slechts een paar uur nodig tijdens het installatieproces en kunnen daarna worden verwijderd of opnieuw toegewezen. Als u maar één reserve licentie heeft, werkt het installatieproces ook, maar het kan langer duren. Als u geen reserve licenties heeft, zijn aanvullende handmatige activering stappen vereist.

Let op: De eindklant moet onderstaande stap zetten, tenzij je als partner het Microsoft Beheerdersaccount + wachtwoord van je eindklant weet.

Laat de klant zelf inloggen in de Callto365 portal via https://login.callto365.online/. Laat de eindklant zijn e-mailadres van zijn Microsoft Beheerdersaccount invoeren en laat hem op "Volgende" klikken.
Laat de eindklant daarna zijn wachtwoord van zijn Microsoft Beheerdersaccount invoeren en op "Aanmelden" klikken.
Zodra de klant is ingelogd kan hij gaan naar het "Teams" tabblad en het schuifje bij "Sync Enabled" op "On" zetten.

Op het moment dat de service is ingeschakeld, vraagt de portal toestemming om wijzigingen aan te brengen in de spraakconfiguratie in Microsoft 365.
Er zullen twee of drie pop-ups zijn die toestemming vragen om de beheeractiviteiten mogelijk te maken om het Microsoft 365-account te configureren.
Meld je nogmaals aan met je Microsoft Beheerdersaccount.

Een deel van de synchronisatie voegt speciale domeinen toe aan het Microsoft 365-account en activeert ze voor spraak. Dit vereist dat het inlogadres van een gelicentieerde gebruiker op zijn beurt lang genoeg wordt gewijzigd in elk van deze domeinen, zodat Microsoft dat domein in het spraak subsysteem kan activeren. De synchronisatie doet dit automatisch met behulp van de eerste van deze drie methoden die van toepassing is:

1. Gebruik een reserve licentie om een gebruiker aan te maken en verwijder de gebruiker wanneer u klaar bent.
2. Wijzig het aanmeldingsadres van de gebruiker van wie de inloggegevens zijn gespecificeerd voor de synchronisatie als deze een geschikte licentie heeft, en verander het terug als u klaar bent.
3. Wijzig het aanmeldingsadres van een willekeurige gebruiker met een geschikte licentie en wijzig het terug als u klaar bent.

Opmerking: de synchronisatie wacht tot 20 minuten totdat Microsoft het domein heeft geactiveerd voordat het het aanmeldingsadres opgeeft en herstelt. In de meeste gevallen is dit meer dan genoeg, maar af en toe lijkt het Microsoft-subsysteem (dat domeinen voor spraak activeert) te stoppen met werken en kan het nodig zijn om een dag te wachten voordat u het opnieuw probeert.
Wanneer de initiële configuratie is voltooid, wordt de knop Sync weergegeven met een groen vinkje.

Opmerking: de portal vereist normaal gesproken slechts één keer autorisatie voor een Microsoft 365-account en deze toegangsautorisatie wordt opgeslagen in Microsoft 365. Toegang kan op elk moment worden ingetrokken (Zie het hoofdstuk "Koppeling tussen Callto365 en Microsoft 365-tenant intrekken" om toegang indien nodig in te trekken)
Af en toe tijdens het configuratieproces verandert de knop Sync Now in de blauwe knop, dit betekent dat er updates wachten op toepassing op de Microsoft 365-tenant.

Stap 6: Gebruikers koppelen

Ga naar het tabblad Users. Hier wordt de lijst met geconfigureerde gebruikers weergegeven, samen met hun registratiestatus.

Voeg een User toe, middels de Add User knop.
Selecteer de MS teams user welke je wilt koppelen aan VoIPGRID. Er wordt een lijst met users weergegeven die van toepassing zijn op PBX-spraakoproepen met ten minste een van de volgende Microsoft licenties:

• Een Phone System licentie
• Een Business Voice licentie
• Een Teams Phone licentie
• Een E5 licentie

Als een gebruiker een telefoonnummer heeft toegewezen gekregen in Microsoft 365, wordt dit weergegeven wanneer de gebruiker is geselecteerd.

Opmerking: het hangslotsymbool boven het telefoonnummer. Als een gebruiker al een nummer heeft toegewezen in Office 365, wordt het nummer hier weergegeven met het hangslot. Als het nodig is om het telefoonnummer van de gebruiker te wijzigen, klik dan op het hangslot om het veld te ontgrendelen om een nieuw telefoonnummer in te voeren.

Vink Override teams Calling policy uit.

Bij de implementatie van Scenario 1 selecteer je bij PBX/Trunk: Custom PBX

Vul bij SIP Username en Auth Username het Account ID nummer in van het aangemaakteVoIP-account in de VoIPGRID portal.
Vul bij Password het wachtwoord in van het aangemaakte VoIP-account in de VoIPGRID portal.

Klik daarna op Add
Wanneer alle gewenste users toegevoegde zijn, druk dan op de Sync Now knop

Bij de implementatie van Scenario 2 selecteer je bij PBX/Trunk: Custom Trunk

Selecteer daarna het gewenste uitgaande nummer.

Klik daarna op Add
Wanneer alle gewenste users toegevoegde zijn, druk dan op de Sync Now knop

Configuratie Vertragingen

Sommige elementen van de configuratie binnen Microsoft 365 kunnen onderhevig zijn aan vertragingen, omdat informatie zich verspreidt tussen verschillende delen van het Microsoft- systeem. Dit kan van dag tot dag verschillen, dus we raden je aan om deze stappen ten minste 48 uur voorafgaand aan je go-live-datum uit te voeren om dit mogelijk te maken. Als u bij elke stap een onverwachte fout krijgt, raden we u aan 24 uur te wachten en het opnieuw te proberen voordat u een probleem aan Microsoft meldt.